Privacybeleid

PHP Guardian ondersteunt beveiligingsbedrijven bij planning, personeelsbeheer en rapportage. Uw organisatie bepaalt welke werkgegevens zij vastlegt, welke medewerkers toegang krijgen en welke opdrachtgevers rapportages ontvangen. Neem voor vragen over die verwerking contact op met uw bedrijfsbeheerder. Vragen aan PHP Guardian kunt u sturen naar info@phpguardian.nl.

Afhankelijk van uw rol en de ingeschakelde modules verwerkt het platform uw naam, e-mailadres, account- en contactgegevens, personeelsdocumenten, beschikbaarheid, diensten en uren. Ook objectgegevens, instructies, leesakkoorden, berichten, rapportages, bijlagen en zakelijke facturatiegegevens kunnen worden vastgelegd. Deze gegevens ondersteunen de functies die u en uw organisatie gebruiken.

Na toestemming kan de app bij aanmelden/inklokken eenmalig uw locatie opvragen om de afstand tot het object te controleren. Een beheerder kan een objectlocatie instellen. Gewoon uitklokken of een ronde registreren vraagt geen nieuwe personeelslocatie op.

Bij een hulpvraag of gemiste uursmelding kan een medewerker kiezen de noodlocatie te delen met de eigen meldkamer. Alleen zolang het alarm openstaat en de app op de voorgrond staat worden actuele metingen opgevraagd. De meldkamer ziet het tijdstip en de nauwkeurigheid; zonder meting wordt geen actuele locatie verondersteld. De mobiele app gebruikt geen achtergrondlocatievoorziening. U kunt locatietoestemming intrekken in de instellingen van uw toestel; functies die locatie nodig hebben zijn dan mogelijk niet beschikbaar.

Camera en geselecteerde bestanden worden gebruikt voor verificatiefoto’s, inspecties, rapportbijlagen en documentimport. Bij QR- en NFC-controles leest de app de code of tag van het gekozen controlepunt. Een opgeslagen controle kan aan uw account, dienst en tijdstip worden gekoppeld.

Toesteltoestemmingen kunt u beheren in de instellingen van uw telefoon. Deel alleen foto’s en documenten die nodig zijn voor uw werkzaamheden.

Werkgegevens zijn beschikbaar voor bevoegde gebruikers binnen uw organisatie. Rapportages kunnen worden verzonden naar de door uw organisatie ingestelde ontvangers. Controleer die ontvangers voordat u verstuurt of laat de bedrijfsbeheerder ze aanpassen. Personeelsuitwisseling en klantkoppelingen kunnen gegevens beschikbaar maken aan de betrokken, gekoppelde organisatie.

PHP Guardian gebruikt technische dienstverleners voor hosting, account- en gegevensopslag en e-mailbezorging. Ingeschakelde koppelingen, zoals documentanalyse, facturatie, bedrijfslogin of meldkamertelefonie, kunnen de voor die handeling benodigde gegevens bij de betreffende dienst verwerken. Vraag uw bedrijfsbeheerder welke koppelingen uw organisatie gebruikt.

Bedrijfslogin en Genesys-aanmelding openen op uw telefoon een beveiligde externe aanmeldpagina. De terugkeer naar PHP Guardian gebruikt een tijdelijke code; uw providerwachtwoord wordt niet aan PHP Guardian doorgegeven. De bedrijfskoppeling en uw bevoegdheden worden opnieuw gecontroleerd voordat toegang wordt verleend.

Verbindingen met de PHP Guardian-dienst gebruiken HTTPS. Toegangscontroles beperken de gegevens tot de toegestane organisatie en rol. De native app bewaart sessiegegevens via Android Keystore of iOS Keychain.

Eerder geopende rapporten en nog niet verzonden concepten kunnen op het toestel staan om offline te kunnen werken. Die lokale werkgegevens zijn gescheiden per account en organisatie. Beveilig uw telefoon met een schermvergrendeling. Het verwijderen van de app of de appgegevens kan niet-gesynchroniseerde concepten wissen; dat verwijdert geen gegevens die al centraal zijn opgeslagen.

De standaarduitgangspunten zijn: gewone rapporten en bijlagen 12 maanden na afsluiting, precieze locatiegegevens 30 dagen, operationele berichten 90 dagen en toegangs- en afgeronde telefoonlogs 6 maanden. Recent aangevulde rapporten krijgen hun volledige termijn. Incidentdossiers, facturatiebewijs en gemotiveerde bewaarexcepties worden afzonderlijk beoordeeld. Personeelsdossiers en wettelijke bewaarplichten vragen een beoordeling door uw organisatie.

De bedrijfsbeheerder kan deze opruiming eerst bekijken en daarna handmatig uitvoeren of dagelijks inschakelen. Automatisch opruimen staat standaard uit. Vraag uw beheerder naar de daadwerkelijke instelling en uitzonderingen van uw organisatie. Bestanden die elders nog worden gebruikt worden niet automatisch verwijderd.

U kunt in de app via Mijn privacyverzoeken een verzoek indienen en de behandeling volgen. Zonder inloggen kunt u de pagina Account of gegevens verwijderen gebruiken of contact opnemen met uw bedrijfsbeheerder of info@phpguardian.nl. Vermeld uw organisatie en accountadres, maar geen wachtwoord of identiteitsdocument. De beheerder controleert uw identiteit, bewaarplichten en uitvoering en legt de uitkomst vast. Uitloggen of pauzeren is geen verwijdering.

Eerder gemailde rapporten, exports, offline toestellen en providerback-ups vragen aparte opvolging. Verwijderde rapporten kunnen niet opnieuw naar de server worden geüpload; een aangesloten toestel wist een lokaal rapport zodra het de verwijdering bij het openen controleert. Bij herstel van een back-up moeten vastgelegde verwijderingen opnieuw worden toegepast.

U kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering en, waar van toepassing, beperking, bezwaar of overdracht van uw persoonsgegevens. Neem daarvoor contact op met uw bedrijfsbeheerder of info@phpguardian.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.